Lições aprendidas

Creio que todos já tiveram a oportunidade de assistir ao filme Jurassic Park, ou Parque dos Dinossauros, seja no cinema ou nas inúmeras vezes que ele já passou na televisão. Entre as cenas de ação do filme, há um diálogo que ocorre quando as coisas no parque ainda estão calmas que me chama a atenção: o grupo de visitantes, que são os heróis da trama, está acompanhando a alimentação dos velociraptores. Nesta ocasião, o tratador explica ao grupo que todo dia eles batem a cabeça na cerca na tentativa de achar um lugar que ceda e eles possam escapar. E a cada tentativa os dinossauros acabam levando um tremendo choque, já que a mesma é eletrificada. Chega então, um dia em que eles batem na cerca e não levam choque. Descobrem seu ponto fraco, arrebentam tudo e os nossos pobres heróis têm que enfrentar mais uma ameaça pré-histórica.
À primeira vista, podemos pensar que estes animais não eram muitos espertos, afinal ficar levando choque todo dia não é uma das coisas mais saudáveis. No entanto –conforme conta o tratador– eles nunca batem no mesmo lugar, ou seja, todo dia descobrem um novo ponto onde não podem bater. Eles persistem no sofrido aprendizado até conseguirem sua liberdade.
O que nós podemos aprender com este pequeno trecho do filme? Em nossos projetos e operações normais em nossas organizações, fazemos planos, adotamos métodos e técnicas que algumas vezes mostram-se eficazes e em outras situações não dão tão certo. E o pior de tudo: por vezes temos que seguir novamente o mesmo procedimento e cometemos o mesmo erro, ou então não conseguimos repetir o que deu certo. Em suma: não conseguimos aprender com nossos erros e nem repetir os nossos acertos.
Para evitar este tipo de situação, bastante comum e acontece com uma frequência maior do que desejamos, existe uma ferramenta chamada Lições Aprendidas, que consiste basicamente no registro formal das respostas a perguntas como estas:
– O que deu certo?
– O que deu errado?
– O que faríamos novamente da mesma forma?
– O que faríamos de forma diferente?
– O que não sabíamos antes e agora sabemos?
Esta ferramenta é bastante útil, principalmente no gerenciamento de projetos, pois fazemos nosso planejamento, com uma dose grande de incerteza, assumimos algumas premissas e alguns riscos. Com o decorrer do tempo as variáveis do projeto vão mudando: alguns riscos desaparecem e novos surgem, algumas premissas se concretizam, problemas acontecem e conseguimos achar soluções que nos livram de muita dor de cabeça. Então chega o fim do projeto e por vezes é difícil lembrar o que pensamos há um ano atrás, quando iniciamos o projeto. Sem o registro das lições, de repente surge um novo projeto e somos pegos nas mesmas armadilhas anteriores.
Algumas pesquisas demonstram que na maioria das empresas não existem processos de registro formal das lições aprendidas, o que faz com que estas fiquem dependendo exclusivamente da memória e da boa vontade de alguns que, talvez já nem façam parte da organização. Assim tem inicio a um ciclo vicioso, causando frustrações, perda de produtividade e fuga do conhecimento organizacional.
Também nas operações normais o registro formal de lições aprendidas mostra-se eficaz, principalmente quando utilizamos os chamados “diários de bordo”, onde são anotados as ocorrências, os problemas e as soluções dadas, de modo que o conhecimento seja compartilhado e preservado.
Para a realização das reuniões de “rescaldo”, outra forma de chamarmos a reunião para levantamento das lições aprendidas, é necessária a presença das diversas partes interessadas e das pessoas que atuaram no projeto. Note que não se trata de uma reunião para lavagem de roupa suja, e sim uma ocasião para compartilhamento do conhecimento, para a troca de experiências e, principalmente, para criarmos uma base sobre a qual poderemos edificar o sucesso dos futuros projetos. Devemos levar também em conta a periodicidade e a freqüência de realização destas reuniões, pois se forem feitas em intervalos muito