As organizações com certo grau de complexidade são divididas em departamentos os quais funcionam como subsistemas de um sistema maior que é a empresa

As organizações com certo grau de complexidade são divididas em departamentos os quais funcionam como subsistemas de um sistema maior que é a empresa. Cada departamento possui um nível de autonomia suficiente para que possa funcionar como uma unidade de negócio. Modernos modelos de gestão são estruturados a partir de células altamente especializadas que se relacionam com as demais observando todo um conjunto de preceitos e valores estabelecidos pela alta direção. Dessa forma, o conjunto ganha força e eficácia porque todos querem demonstrar altos níveis de desempenho. E a sinergia só poderá acontecer se houver mecanismos capazes de aferir com precisão os recursos consumidos e os resultados produzidos nas respectivas áreas de responsabilidade.
Cada área de responsabilidade deve ser administrada como se fosse uma pequena empresa. Os responsáveis deverão ser capazes de elaborar orçamento, gerenciar diversos tipos de recursos, saber se relacionar com outras áreas, ficar atento aos indicadores de desempenho etc. Esse modelo de gestão distribui a responsabilidade, diminui o fardo administrativo do executivo principal e não sobrecarrega as áreas de controle interno. O departamento de contabilidade é o maior beneficiado, visto ser a desembocadura de todos os processos que afetam o patrimônio da organização.
Vale ressaltar que não é função da contabilidade ficar corrigindo erros de outros departamentos. Cada erro detectado deverá ser objeto de comunicação formal ao setor competente cabendo adoção de medidas corretivas pelo respectivo gestor. Adicionalmente, o contador providenciará um registro do fato em algum tipo de relatório de ocorrências. O importante é reforçar mais e mais a ideia da responsabilização – o que os americanos chamam de “accountability”. Problemas graves acontecem nas empresas devido ao jogo de responsabilidade. Ou seja, enquanto um não faz o serviço, o outro trabalha dobrado. Assim, o sistema inteiro fica desregulado. E, como todos sabem, uma máquina desregulada consome mais recursos e produz menos.
É impressionante o poder destrutivo encerrado em comportamentos corriqueiros que ocorrem diariamente em muitas empresas: É programação intempestiva de suprimento, é imposto pago indevidamente, é produto entregue ao cliente errado, é cadastro incompleto, é informação distorcida, é máquina quebrada por mau uso, é contrato assinado sem análise etc. Imaginemos uma grande organização que de uma hora para outra começa a pipocar problemas por tudo quanto é lado, e imaginemos o departamento que sofrerá todos impactos. Não é correto que a contabilidade absorva passivamente erros e mais erros. Ela deve sim, ao identificar um erro, recusar-se a receber o processo, fazendo de imediato a devolução ao setor competente para as devidas correções. Quando uma pessoa é obrigada a consertar um erro que cometeu e ainda sofrer grande exposição via relatório, ela certamente será mais cuidadosa. Agora, quando ninguém está olhando e os erros se dissolvem no caldo organizacional, pouquíssimos funcionários serão caprichosos nas suas tarefas.
Portanto, não é o contador que tem que adivinhar a origem de um crédito no extrato bancário; o responsável pelo esclarecimento deve ser alguém do departamento financeiro. A ausência de resposta satisfatória denunciará fortes indícios de ingerência, que poderá se agravar para suspeitas mais sérias quanto à condução de uma área de responsabilidade extremamente sensível. Da mesma forma, o responsável pelo suprimento deve responder por faltas de materiais ou distorções nos controles do seu setor. A empresa deverá se municiar de contra-argumentos propiciando uma estrutura de controle interno de alta performance para que as pessoas não escondam suas incompetências ou conduta reprovável nas falhas do sistema de gestão.
Um sistema de gestão bem estruturado e administrado faz emergir tanta coisa cabeluda que arrepia até casca de ovo. As delimitações de áreas de responsabilidade, com definições detalhadas de atribuições, metas, modelos de conduta, premiações, punições etc., provocam verdadeiras revoluções por simplesmente evidenciar as competências de cada um.

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