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Faça reuniões de trabalho produtivas

Esse parece ser um assunto bem simples, mas cada vez mais eu ouço de profissionais, como as reuniões das quais participam são improdutivas, sendo na verdade uma grande perca de tempo.

Como você vê as reuniões de trabalho? Na maioria das vezes são chatas, desnecessárias, perda de tempo, como as dos profissionais que mencionei acima? Sim, se os participantes não souberem conduzir, não tiverem a postura adequada, se não conseguirem interagir. Reuniões são provocadas para discussão de problemas, debate de estratégias etc. No fundo, todas as reuniões são (ou deveriam ser) uma espécie de brainstorm, ou seja, uma reunião de cérebros pensando em uma linha de assuntos e/ou tendo que resolver um determinado problema. Isso significa interação, time, equipe, mesmo que por alguns momentos.

Reuniões muito longas não costumam ser produtivas. Idem para reuniões sem pauta, sem agenda. Você pode ser convocado para uma reunião dessas. Ou pode ser convocado para uma reunião totalmente profissional. Como você se prepara? De acordo com a reunião que você vai? Errado. Você sempre deve estar pronto para uma reunião profunda, objetiva e produtiva. Esse é o seu papel. Além disso, um dos momentos onde as lideranças são estabelecidas nas empresas é quando as pessoas se reúnem por algum motivo. E para isso valem certas regras de comportamento:

Antes da reunião

Prepare tudo o que você precisa para contribuir e coloque numa seqüência lógica para usar ao longo da reunião. Use recursos audiovisuais sempre que possível.

Sua aparência: Use roupas elegantes, mas sóbrias, profissionais. Aliás, esse é um outro conselho para ser seguido o tempo todo, não somente em reuniões. Líderes (independente do cargo) são também reconhecidos por sua imagem e a roupa veste a imagem, faz parte dela.

Na reunião

Chegue no horário. Nunca depois. Não interrompa quem estiver falando e não aceite ser interrompido quando for a sua vez. Imponha-se de uma forma positiva.

A reunião se dispersa? As pessoas discutem e saem fora da pauta? Intervenha! Ponha ordem na casa. Se não houver uma agenda, sugira uma ao grupo, com o argumento de que assim o trabalho será mais produtivo e todos irão embora mais cedo.

As pessoas se debatem para resolver um problema ou um determinado assunto? Em um grupo de trabalho, normalmente um ou dois dos participantes sempre sabem mais sobre determinado problema do que os demais. Assim, o que deve ser discutido não é necessariamente o que se vai fazer, mais sim quem está mais qualificado para analisar o problema e propor uma solução ao grupo. Lembre-se disso sempre e use essa argumentação.

Finalizando, reuniões de trabalho são a forma como você aparece na organização. Quais são as competências comportamentais mais apreciadas nessa empresa?

Que valores gerenciais são cultuados? Identifique isso e module o seu perfil comportamental de acordo. Brilhe com discrição. Nesse ponto já se leva em consideração que você está numa empresa de acordo com seus valores.

Nesses momentos (principalmente se a reunião está sendo conduzida pelo Presidente ou pelo CEO da empresa) você e todos os outros estão de certo modo sendo avaliados mais de perto, portanto lembre-se que são nessas ocasiões que pontos podem ser somados à sua carreira.

Após a reunião

De acordo com o alinhamento feito na reunião, identifique suas atividades e as faça conforme o tempo previsto. Se necessário, faça também uma espécie de ata de reunião, para deixar formalizado as tratativas da mesma, bem como colocar o que cada pessoa da reunião ficou de fazer após.

Boa semana!

Fiquem com Deus!

*Paula Pedrosa é Diretora Executiva, Headhunter e Coach de Carreira da Paulo Pedrosa Headhunter & Associados. Colunista de carreira, mercado e imagem corporativa do Jornal do Commercio.

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