O e-mail e as ligações são vida, se falarmos destes como ferramentas de trabalho. É praticamente impossível trabalhar sem um dos dois hoje em dia, correto? Mas, ainda assim é preciso saber utilizar estas ferramentas, que mesmo frequentes, também necessitam de cuidado. Que tal começarmos hoje a ser elegantes nos mínimos detalhes? E estou falando de ambiente corporativo, e sem perder a objetividade!
Uso do e-mail
Ainda o veículo preferido do cotidiano corporativo, é um meio de comunicação de fácil acesso, gratuito e utilizado por 100% das companhias. O e-mail é grande aliado. Nele, hoje em dia, há garantia de recebimento e de leitura, você consegue enviar arquivos diversas, compartilhar com pessoas diferentes e manter um histórico (o que pode ser positivo ou negativo). De fato, é uma ferramenta fantástica. Mas, ainda assim precisamos ter algumas regrinhas para garantir o bom uso da ferramenta, com a pessoa que está do outro lado. Vamos às regrinhas:
1. E-mails devem ser respondidos o quanto antes seja possível. Caso o assunto tratado exija mais reflexão e tempo, informe o recebimento da mensagem e diga que está trabalhando nisto e mandará uma resposta assim que possível. Sendo algo de rápida resposta, já o faça imediatamente.
2. Não escreva e-mails longos. Ninguém tem paciência de ler e-mails longos e prolixos.
3. Em correspondência corporativa, o tom pode ser formal sem ser rude. Palavras têm que ser muito bem escolhidas para não ofender quem vai ler. Tudo fica mais dramático num e-mail. Dica: ao finalizar a redação, releia para verificar como ficou. Em caso de dúvidas, dê para alguém ler e passar sua opinião.
4. Quem recebe uma proposta de trabalho, um projeto, um orçamento, deve responder logo. Melhor dizer “não” do que deixar a pessoa sem retorno.
5. Não cobre resposta meia hora depois de ter mandado um e-mail.
6. Quando receber um e-mail com cópia aberta para muita gente, entende-se que todos devem estar inteirados sobre o assunto. De toda forma, infelizmente algumas pessoas fazem e-mails copiados a outros que não deveriam estar. Clique em “responder a todos” se for o caso.
7. Não faça panfletagem via e-mail. Tome cuidado em não expor endereço de e-mails a outras pessoas, como por exemplo, enviar algo a empresas concorrentes com os e-mails copiados uns aos outros. Vamos ter bom senso!
8. Se receber um e-mail que não é para você, devolva explicando que foi para a pessoa errada. Tente fazer uma gracinha simpática, pois a pessoa vai morrer de vergonha. Se for algo verificado como confidencial, faça um favor a pessoa: mantenha a confidencialidade.
9. E-mails têm que ser bem escritos. Gramática observada, vírgulas bem colocadas e, no máximo, um ponto de exclamação no final da frase.
10. Um e-mail mais formal, termina com: “Atenciosamente (Att.)”, “Cordialmente”, “No aguardo de suas observações”, “Dúvidas”, estou à disposição e até mesmo “Abraços (Abs)”. “Beijos (Bjs)” somente se a pessoa for muito próxima.
11. Não abrevie nomes se não for alguém com quem você tenha proximidade. Nada de chamar a Luciana de Lu, a Adriana de Dri no primeiro e-mail que mandar a elas.
12. Não há mais a menor hipótese de um e-mail não chegar ao seu destino e você não ficar sabendo. A tecnologia já resolveu esse assunto há alguns anos. Não invente que não recebeu porque a desculpa não faz mais sentido.
13. Não entulhe a caixa postal alheia com anexos muito pesados. Aproveite os sites que sobem temporariamente seus arquivos na nuvem e mande apenas o link, ou sites que fazem o envio dos arquivos por eles mesmos, exemplo disso é o WeTransfer.
14. Dica final: coloque o endereço do(s) remetente(s) apenas após o e-mail estar prontinho, lido e relido. Isso para não correr o risco de estar na metade e enviar o e-mail “sem querer”. Ah, e certifique-se que os anexos estão anexados mesmo. É chato receber um e-mail citando um anexo que não foi enviado. Além disso, passa a impressão de falta de atenção e desleixo.
Ligações
Embora tenha se tornado popular no final dos anos 1990, a primeira chamada oficial de um telefone móvel foi em 1973. E, parece incrível que até hoje algumas pessoas não saibam como usa-lo direito. Aqui vão algumas regrinhas já mais do que estabelecidas para utiliza-lo bem:
1. Não fale alto. A tecnologia assegura que a pessoa do outro lado ouça perfeitamente, sem que haja necessidade de você gritar e invadir o espaço sonoro de quem está perto de você.
2. Em ligações de negócios, seja objetivo e não estique a conversa. Não repita três ou quatro vezes a mesma coisa. Geralmente as pessoas têm várias diferentes atividades para fazer durante o dia de trabalho. Tempo é ouro.
3. Ao ligar, pergunte se a pessoa está disponível para falar. Se ela disser que não, combine outro horário e desligue. É muito irritante você dizer que está ocupado, a pessoa ignorar sob o pretexto de que “é rapidinho” e continuar falando.
4. Em reuniões, coloque seu celular no silencioso e olhe para a pessoa que está à sua frente. Ficar de olhos baixos checando seus recados dá a impressão de que você não está ouvindo nem prestando atenção no seu interlocutor. Importante: isso também é válido para smart watches. Além de dar a entender que você não está prestando atenção ao seu interlocutor, ainda passará a imagem de que você está com pressa em terminar, pois estará olhando para o relógio o tempo todo.
5. Caiu a ligação? Quem ligou é que deve chamar de novo.
6. Se for usar o viva-voz, avise seu interlocutor. Mas não use o viva-voz em locais públicos. Em carros, utilize o bluetooth se estiver sozinho ou estiver com pessoas com as quais não terá problema “compartilhar” a conversa, pois ouvirão tudo. Importante também que elas estejam em silêncio.
7. Não se é obrigado a atender alguém a qualquer momento. Se for um momento ruim para atender, deixe para depois. O bina existe para isso.
Boa semana!
Fiquem todos com Deus!
*é diretora-executiva da Paula Pedrosa Headhunter & HR Solutions – email: [email protected]
