Monitorar é acompanhar de perto a execução de alguma coisa. De certa forma, é um termo novo para a quarta etapa do processo gerencial, o controle. Apesar de novo, há diferenças no detalhamento das etapas. Enquanto no processo de controle faz padronização, mensuração, avaliação e replanejamento, típico de sistema de produção já validado e consolidado, no processo de monitoramento para o estabelecimento de um sistema inovativo há pelo menos o dobro de etapas. E isso tem que ficar bem compreendido. Os sistemas de controles servem para acompanhar algo já estabelecido, que já foi feito inúmeras vezes e confirmou tanto sua eficiência quanto sua eficácia; os sistemas de monitoramento, apesar de terem finalidades parecidas, estão voltados para a criação de um roteiro de produção, que ainda não existe, e que por isso precisa ser estabelecido e validado. Este ensaio tem como objetivo apresentar as etapas do processo de monitoramento de inovações.
O ponto de partida para o processo de monitoramento são os atributos de cada etapa. Isso significa que cada etapa do processo de produção é constituída de características que, ao seu final, o produto em elaboração precisa apresentar. Em termos práticos, cada etapa tem uma estrutura analítica do produto, em que os componentes são agregados para conformar aquela parte do todo. Cada característica é passível de mensuração ou outra forma de geração de dados e informações acerca de sua conformidade ou não.
Para cada atributo, indicadores são criados. A finalidade desses indicadores é padronizar os resultados que a etapa precisa apresentar, de maneira que os inventores e parceiros possam decidir acerca de sua conformidade ou desconformidade. É sobre essa decisão que a validação será feita e estabelecida como oficial aqueles procedimentos utilizados.
Para cada indicador, estratégias e instrumentos de coleta de dados e informações precisam ser criados e validados. Os dados são registros que, sozinhos, praticamente nada significam, não permitem entendimento, enquanto as informações são a resultante de alguma forma de organização dos dados, gerando entendimento. O número 34, por exemplo, sozinho não diz nada, mas quando é relacionado com a variável idade ganha sentido. E se for relacionado com um terceiro dado, como nível de maturidade corporal, fica ainda mais rico em entendimento.
Muitas vezes são necessários equipamentos específicos e especiais para as mensurações. E o desafio aumenta ainda mais quando eles também não existem e precisam ser inventados, o que leva à criação de uma nova linha de produção paralela. A finalidade é que se tenha uma representação da execução para que se possa comparar com os atributos, espécie de padrão que precisam ser alcançados.
O armazenamento é outra etapa desafiadora do monitoramento. A razão disso é que muitos atributos podem ser sensíveis aos materiais onde os dados e informações são armazenados, o que pode alterá-los. Além disso, o acesso ao local e materiais também pode levar a alteração, motivo pelo qual precisa ser disciplinado através de protocolos específicos para cada tipo de pessoal.
Depois de armazenados, os dados e informações precisam ser manuseados para avançar no processo de monitoramento, em direção à análise. Novamente aqui protocolos precisam ser criados para o manuseio, diferentes dos protocolos realizados para os que poderão ter acesso a eles, mas sem os manusear, como é o caso de inspeção, auditoria ou simplesmente transporte e locomoção.
De forma similar aos processos de controle, todo esquema de monitoramento tem a finalidade sintética de coletar dados e informações para serem comparados com os atributos de cada etapa do processo de inovação. Antes da avaliação, contudo, é preciso que se faça a análise das informações, ou seja, elas precisam ser organizadas a partir de determinada orientação para que ganhem sentido e gerem as informações pretendidas. É na etapa de análise que os dados e informações respondem à pergunta “o que eles querem dizer?” ou “o que esses dados nos mostram?”.
A etapa seguinte é a da avaliação. Avaliar é dar valor. Em termos práticos, a finalidade desta etapa é dizer se os atributos foram ou não incorporados naquela etapa avaliada, se estão ou não em conformidade com o esperado. Como se pode perceber, o resultado de todo processo de avaliação não é um número, um valor no sentido popular, mas uma valoração, no sentido de aprovação ou reprovação. É por isso que todo resultado de um processo avaliativo vai gerar uma palavra ou frase positiva ou negativa, aprovado ou reprovado. Não há meio termo.
Todo processo avaliativo deve ter consequências. Se o resultado é positivo, deve ter determinado encaminhamento; se for negativo, outro procedimento diferente deve ser praticado. Isso quer dizer que as pessoas que avaliam elaboram relatórios para tomadas de decisões, feitas por eles ou por outros. Assim, ao final do processo avaliativo, relatórios devem ser elaborados e encaminhados para os tomadores de decisão. Em casos muito especiais esses relatórios podem recomendar eliminação ou acréscimo de etapas.
O processo de monitoramento da inovação, por ser um processo, é feito em etapas. Cada etapa é constituída por atributos que cada etapa deve apresentar, que servirá de matéria-prima para a etapa seguinte. Esses atributos precisam ser mensurados, onde dados e informações são coletadas e armazenadas e manuseados por pessoas autorizadas, analisados sob procedimentos válidos e avaliados. Do resultado da avaliação é que resultará seu estabelecimento e validação ou novo replanejamento e reexecução.
