SPED e NF-e mudam rotinas das empresas

Desde o início de 2009 as empresas brasileiras do lucro real passaram a se integrar ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Contábil e a perspectiva é que no futuro próximo todas empresas do país se vejam obrigadas a se adaptarem ao sistema, além disso, é cada vez maior o número de empresas que devem emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Entretanto, apesar da importância dessas mudanças para as empresas, ainda é pequeno o movimento das empresas que estão buscando ferramentas para se adequar a essa nova realidade tecnológicas, o que poderá refletir em pesadas multas para os empresários no futuro. A tendência, como tudo no Brasil, é que em se aproximando o prazo para a adoção da nova ferramenta, as empresas comecem a aderir. Em cima da hora.
Essa baixa procura se deve, principalmente, por falta de conhecimento da legislação tributária das empresas e de algumas contabilidades e também da necessidade de arcar com custos para a criação de uma estrutura tecnológica.
Mas, quando as empresas percebem a importância dessa adaptação elas partem imediatamente para a implantação do sistema.
Uma das grandes dificuldades enfrentadas por esses sistemas é que as pessoas pensam que ele é apenas uma forma de fiscalização, o que é uma visão errada, pois, o SPED é muito mais do que isso, possibilitando a escrituração eletrônica das operações contábeis e fiscais das empresas brasileiras, isto é, a digitalização dos processos tributários, já a NF-e é um grande facilitador de trabalhos para a maioria das empresas, na hora da venda.
Entre os benefícios dessas novas aplicações estão a substituição de uma série de obrigações acessórias que hoje consomem, de forma geral, o tempo das empresas.
Com SPED outra boa notícia e que há o planejamento da retirada de algumas obrigações da lista infindável administrada pelo setor contábil das empresas, o que diminui as complexidades dos obrigações fiscais no país.
É o caso do Manad (Manual Normativo de Arquivos Digitais) e dos arquivos eletrônicos previstos na Instrução Normativa 86, de 2001, da Receita Federal.
A regra diz que as empresas devem encaminhar suas informações contábeis e financeiras à Previdência Social.
Essa modernização nas áreas tributárias e fiscais das empresas é formada por três sistemas que trabalharão em conjunto com a Receita Federal e as secretarias estaduais de Fazenda.
Os sistemas são o SPED Contábil, que transforma os livros Diário e Razão em um único arquivo eletrônico que passa a ser recebido pela Receita, além de ser autenticado pelas juntas comerciais; o SPED Fiscal, que receberá em um servidor central as informações de faturamento lançadas nos softwares fiscais das empresas, já apurando os impostos federais e estaduais devidos; e a Nota Fiscal eletrônica, fechando o ciclo que permitirá aos fiscos da União e dos estados centralizar todas as movimentações dos contribuintes e evitar a sonegação.
Outro benefício para as empresas é a redução dos custos com impressão e papel, pois como tudo será digital as empresas poderão salvar as empresas em seus computadores, entretanto, é necessário backup constante desses documentos, para que não se fique vulnerável as constantes falhas dos sistemas.
Por outro lado, investimentos em sistemas de TI terão de ser feitos, principalmente entre as empresas com baixo índice de atualização tecnológica.
Tenho observando que o número de empresas que fornecem esse tipo de tecnologia é crescente, mas, é necessária uma análise das opções existente no mercado para optar pela que mais se adéque à contabilidade já existente na empresa.