Simpress tem solução para digitalizar documentos

O fluxo de trabalho dentro das corporações precisa ser eficiente, sem interrupções, e a armazenagem de do­cumentos deve ser feita de maneira lógica e de fácil localização. O envio a seus destinatários tem de ser ágil e seguro, a fim de otimizar o processo e evitar extravios. É exatamente para proporcionar essas facilidades aos seus clientes que a Simpress, provedora de soluções de impressão e gestão de documentos, oferece a solução completa de Ged (Gestão Eletrônica de Documentos) e Workflow.
O sistema de Ged oferecido pela Simpress contempla todas as ferramentas básicas da solução que vai desde a digitalização dos documentos, passando pelo armazenamento eletrônico e, por fim, pelo gerenciamento desses arquivos. “Com essa solução é possível agilizar todo o processo, gerando ganhos de produtividade e de qualidade; redução de custos e de espaço físico; integração de todos os documentos que fizeram parte de um mesmo processo; velocida­de, mobilidade e rastreabilidade; controle de documentos e expiração; preservação da integridade e redução do extravio; controle e segurança; facilidade de pesquisa”, afirmou o diretor de produtos e negócios da Simpress, Paulo Theophilo.
No entanto, o diferencial da empresa é que a solução de Ged está totalmente integrada a um sistema de Workflow, módulo que permite que as empresas clientes controlem e gerenciem completamente o tramite de documentos existentes nas organizações. “Com a solução de Workflow, é possível garantir que o recebimento de uma nota fiscal, por exemplo, seja feita na recepção e automaticamente enviada para o responsável através de um sistema que digitaliza o documento no local do recebimento e o envia diretamente para aprovação. Após esse processo, o documento é encaminhado automaticamente ao departamento fim para que seja efetuado o pagamento”, explicou.
Todo esse processo pode ser feito com qualquer tipo de documento. O sistema de workflow também permite a identificação do responsável ou substituto, quando este estiver ausente, evitando assim, qualquer atraso na entrega ou pagamento.
Além disso, as duas soluções são baseadas em um sistema digital totalmente customizado e de rápida implantação, que podem ser facilmente integrado ao ERP (Sistema de Gestão Empresarial) das companhias.
Segundo Theophilo, as áreas administrativas das empresas, como recursos humanos, contas a pagar e a receber, financeiro e compras, entre outras, são as mais favorecidas pelas facilidades das soluções de Ged e Workflow. “Alguns setores do mercado permitem que boa parte de seus documentos sejam mantidos apenas na versão digital, o que pode significar uma grande economia de espaço para a companhia, além de permitir o controle e a fácil localização desses arquivos”, complementou ele.