Reunião ou não? Eis a questão

Em uma pesquisa recente da McKinsey, empresa de consultoria americana, 61% dos executivos disseram que pelo menos metade do tempo gasto na tomada de decisões, grande parte em reuniões, é ineficaz. Virginia Heffernan, jornalista e consultora, em seu artigo “Meet is murder” (Reunião é assassinato), publicado em 2016 no New York Times, também questiona a prática. Ela mostra que 15% do tempo de uma empresa inteira é gasto em reuniões, um desperdício de US$ 37 bilhões por ano nos Estados Unidos. Quantos de nós já fomos obrigados a deixar o que estávamos fazendo para entrar em uma reunião totalmente desnecessária, em que muito se fala e nada se resolve?

É engraçado pensar sobre isso porque eu sempre achei que o profissional que gosta de “reunir” tem um perfil específico, um padrão exclusivo de comportamento. Eles fazem parte daquele time do “obaoba” que gosta de discutir, desenhar, filosofar ideias, idealizar planos futuros, mas na hora da ação nada acontece. Claro que esta é uma opinião minha, baseada nas minhas próprias experiências e nas pessoas com quem precisei reunir em algum momento. Agora o que posso garantir é que 80% das reuniões que participei poderiam ser facilmente substituídas por um e-mail.

Bom, em geral, o problema da reunião não é o tópico e sim, a obrigatoriedade de ter que parar tudo que estou fazendo para me “reunir. Talvez você não concorde, mas se parar para pensar um segundo vai perceber que tudo que foi discutido na sua última reunião poderia ter sido um e-mail, ou um grupo de whats app, ou mesmo discutido por mensagens de áudio. Sim, eu sei que muitas vezes estamos ocupados e quando abrimos o whatsapp, da desespero encontrar 350 mensagens não lidas, porém, se aquele grupo foi criado para discutir sobre coisas importantes, eu posso garantir que será muito mais produtivo separar um tempinho para ouvir todos os áudios e respondê-los ao seu tempo, do que parar tudo que você tá fazendo para atender um chamado de reunião de última hora.

É claro que uma reunião pode não ser totalmente ruim, porém você já parou calcular quanto você paga ao seu funcionário por hora? Aí digamos que você chama 10 a 15 colaboradores para uma reunião de 1 hora, que pode gerar em média 15 horas desperdiçadas pela sua equipe. E sabe por que desperdiçada? Porque apenas algo muito surpreendente e inesperado pode ocasionar uma reunião de última hora. Se você é um gestor que planeja e atua com a previsibilidade o funcionamento da sua empresa e do mercado que ela está inserida, tudo que você precisa resolver e discutir pode ser feito com calma e aos poucos, tranquilamente em um grupo de whatsapp.

Reuniões, podem ser necessárias se o objetivo for apresentar algo concreto, um projeto finalizado, por exemplo. Se você vai apresentar algumas mudanças na empresa, ou um planejamento futuro que precisa reunir as pessoas que serão mais fortemente impactadas pelas novas resoluções é uma economia de tempo. Para os diretores de cada departamento, um encontro pode ser muito mais interessante do que conversar de um por um repetindo a mesma coisa. Nesses casos, reunião é a melhor pedida, sem dúvida.

Pontos Fundamentais para não desperdiçar seu tempo

É preciso ter cuidado com duas coisas em uma reunião. A primeira é que o responsável pela sua condução não seja excessivamente prolixo e a segunda é evitar que os participantes façam perguntas ou comentários óbvios que servem apenas para gerar discussões desnecessárias e atrapalhar a produtividade da reunião. Então aqui vou deixar algumas dicas para não perder o seu tempo e nem da sua equipe

Saber exatamente o que você quer fazer e dizer

O mínimo que você pode esperar de uma reunião é que a pessoa que organizou o encontro saiba exatamente o que quer dizer e o que espera que você faça. Vale ressaltar que convocar uma equipe para trabalhar em algo que ainda é uma ideia, sem muita reflexão, aquele seu projeto que não foi bem pensado e que você nem sabe se vai conseguir levar adiante, é um caso para um e-mail ou troca de ideias em grupo de whatsapp com as pessoas mais indicadas para influenciar positivamente na elaboração da ideia. Não adianta você convocar uma reunião para divagar sobre o assunto. Tenha certeza dos tópicos que você quer discutir e deixe claro nessa reunião o que precisa ser feito. Até para agendar uma reunião, você precisa ter um briefing enviado previamente a cada um dos participantes.

Determine um horário para começar e para terminar

Deixar os envolvidos a par do tempo que estarão presos nessa reunião é uma questão de respeito e de produtividade, pois o compromisso marcado com antecedência e com a previsão de duração do tempo que o funcionário estará fora das suas atividades, fará com que ele planeje melhor como vai encaixar durante o dia, as tarefas do período em que esteve afastado. Além disso, cronometrar esse tempo faz com que o encontro seja objetivo e focado no que realmente tem que ser discutido.

Faça um roteiro para reunião e estabeleça prioridades

Como citado acima, pessoas com um perfil prolixo podem facilmente levar a sua reunião a discussões desnecessárias. Uma sugestão é criar um roteiro para esses casos, que te fará perceber se um o assunto que não constava na pauta for introduzido inadvertidamente. Sabotadores de tempo são grandes, ter uma pauta bem definida e um roteiro bem elaborado seguido à risca, vai te fazer desviar desse tipo de distração.

Defina o papel de cada funcionário envolvido na reunião e o que você espera dele

Não adianta fazer uma reunião com dez pessoas e falar com todos como se fossem um. Se você convidou 10 pessoas para reunião fale o que você quer que cada pessoa faça durante o encontro. Defina os papeis, coloque todos os pingos nos Is para que ninguém saia sem saber o que fazer. Fulano você é responsável por isso, Sicrano você está responsável por aquilo e assim vai. Se tem uma coisa que me tira do sério é fazer uma reunião com alguém dizendo: – Vamos fazer isso, vamos fazer aquilo e no final ninguém faz nada porque os papeis não foram definidos e acaba que uns trabalham mais e outros menos só porque não foi estipulado o que era dever de quem.

Marque uma data para entrega do material que foi discutido na reunião

Não definir o prazo para execução, é um grande problema. Se você pedir um material hoje, sem definir a entrega pode fazer com que ele caia no esquecimento. Se não tenho prazo para entregar então não é prioritário. Vou deixar bem claro novamente, para mim só existem dois  motivos para fazer uma reunião: apresentar um novo projeto para a equipe que ficará responsável pela sua elaboração, ou algo que surgiu de inesperado e precisa de uma convocação rápida para apagar o incêndio. E você não conseguirá resolver nenhum dos dois se não estipular datas para a entrega do que foi pedido, discutido no encontro.

O mundo está acelerado demais e tempo é dinheiro, qualquer coisa que te faça desperdiçá-lo, te tira o dinheiro. Ninguém tem mais saco para ficar sentado ouvindo uma pessoa falando sem parar, ou passeando por páginas do powerpoint, discutido ou lendo informações que poderiam facilmente serem feitas através de trocas de e-mail.

Se você não tem a intenção de fazer um encontro realmente produtivo, me encaminha o PPT. por e-mail e um áudio no nosso grupo de Whatsapp explicando o que tem que ser feito, que vai dar tudo certo.

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