Os quatorze princípios da Toyota (parte 8)

Princípio 13: Tomar decisões por consenso,
considerando completamente todas as opções;
implementá-las com rapidez

A lebre “gabola” cantava aos quatro ventos que era imbatível na velocidade. Um certo dia a lebre lançou um desafio à tartaruga, que por sua vez aceitou. Chegado o dia da corrida, ambos os competidores se posicionaram na largada e, após o sinal, partiram. Evidentemente a lebre demonstrava vantagem. Como conseguia sempre estar na liderança, se deu o luxo de tirar uma soneca. Enquanto a lebre dormia, não percebeu que a tartaruga ia se aproximando mais rapidamente da meta. Quando acordou, se espantou e começou a correr o mais depressa que pode, tentando a todo o custo ultrapassar a tartaruga. Não conseguiu. Após a vitória da tartaruga, todos foram festejar com ela, e ninguém falou à lebre.
Essa fábula do legendário grego Esopo (século 6 a.C.) a qual tomei liberdade para fazer uma tautologia compacta, sintetiza de forma alegórica o princípio 13 da Toyota. Segundo Alex Warren, ex-vice-presidente sênior da Toyota Motor Manufacturing, se a Toyota tem um ano para entregar um projeto, ela se concentrará dez meses em planejamento e dois meses para executar, envolvendo desde o piloto, passando pela implementação em pequena escala, até chegar à implementação.

Deus está nos detalhes
Pelo visto, a maior montadora do mundo é realmente uma tartaruga. É lenta para planejar, para verificar os detalhes. Nesse sentido, o advogado da Toyota, Richard Mallery, afirmou: “A Toyota se sobressai como analista de estratégias e táticas. Nada é suposto. Tudo é verificado. A meta é fazer as coisas direito”.
A Toyota, além de se preocupar com a qualidade do seu produto, parece se ater também à qualidade da decisão que vai tomar. Para isso, ela não abre mão de ter múltiplas alternativas. Isso remete a dois conceitos fundamentais da administração: eficiência e eficácia. Eficiência virou um clichê. Parece que há mais preocupação em ser eficiente do que ser eficaz. Sem pretender ser professoral, aqui cabe uma breve explanação apenas para imprimir um melhor entendimento. Eficiência – refere-se a fazer as coisas de maneira correta com menor custo, a melhor qualidade e no menor tempo possível. Está voltado aos meios. Eficácia – Refere-se à definição de objetivos, ao processo de tomada de decisões com base no cenário e nas propostas oferecidas. Estar voltado aos fins. No meu entender, eficácia é pré-requisito da eficiência.
A razão da morosidade da Toyota em tomar decisões se deve à obsessão pelos detalhes. Isso remete ao aforismo “Deus está nos detalhes”. Na teoria clássica da beleza grego-romana, nota-se que mesmo nos frisos do Paternon, longe do alcance das vistas do espectador verifica-se que há capricho, uma perfeição porque se acreditava que os deuses o veriam.

As cinco etapas para tomada de decisão na Toyota
1- Descobrir o que está acontecendo (genchi genbutsu)
2- Compreender profundamente (usar 5 por quê?)
3- Análise detalhada de um conjunto de alternativas e escolha da melhor – Importante é levantar amplas possibilidades, alinhá-las, explicitar os prós e contras. Quando se trata de novos processos fabris, uma técnica útil para viabilizar isso é o 3P (Projeto do Processo do Produto) que objetiva pensar primeiro no “quê” e depois no “como” por meio do estabelecimento de sete alternativas que então passa por uma triagem até chegar a três propostas que por sua vez é afunilada até resultar em uma. Tudo isso por meio de testes, experimentos e consensos.
4- Construir consenso na equipe (funcionários e parceiros) – Nesse estágio cabe o conceito de nemawashi que significa “tomar decisões lentamente por consenso, considerando completamente todas as opções e implementá-las com rapidez.” A prática de nemawashi pode funcionar como um bom dispositivo para mediar conflitos propiciando situação ganha-ganha. Como bem afirmou Mallery “Chegar ao consenso é acreditar na razão”.
5- Comunicação concisa e eficiente – Dura

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