A nota fiscal 14828 emitida em Guarulhos no dia 8 de novembro de 2019 cobrou do destinatário manauara o valor de R$ 130,65 a título de ICMS substituição tributária. O adquirente solicitou uma memória de cálculo que justificasse a cobrança. Ninguém na empresa conseguiu destrinchar a obscura operação matemática efetuada pelo fornecedor, até que um aluno me apresentou a questão. Descobri então que foram cometidos dois erros, sendo o primeiro, a utilização do MVA 17% em vez de 71,78%; e o segundo erro se deu na aplicação da alíquota interna de 17% em vez de 18%. O adquirente pagou quase que metade do imposto devido, e a Sefaz não detectou a falha ao zerar todos os itens da notificação lançada no DTE. É bom lembrar que revisões acontecem com lançamentos complementares cobrados a posteriori – e com encargos moratórios.
A mesma empresa manauara adquiriu mercadorias dum fornecedor localizado na cidade de São Paulo, que também fez uma lambança no cálculo do ICMS-ST destacado na nota fiscal 969 de 04/10/2019. Dessa vez, foi utilizado o MVA correto 71,78% sobre o valor dos produtos R$ 1.745,00 que gerou a base da ST correta R$ 2.997,56. A coisa desandou quando foi aplicado o percentual de 7% que gerou o imposto destacado na nota de R$ 209,84. Nesse caso, a Sefaz identificou o erro do fornecedor e assim fez o cálculo correto. Isto é, aplicou 18% sobre a base de R$ 2.997,56 que resultou no débito de R$ 539,56 e, após o abatimento do crédito de R$ 122,15 lançou na notificação a cobrança de R$ 417,41. A consequência desse imbróglio foi a cobrança dobrada de ICMS-ST (na nota e no DTE).
É bom destacar a importância do hábito de analisar diariamente as notas fiscais que caem no DTE. Isso permite uma reação imediata a qualquer imbróglio originado de operações conflituosas. O primeiro caso acima relatado pode ter sido benéfico ao adquirente, mas o segundo foi prejudicial. Ações e reações frente a esse tipo de situação não devem ser aleatórias nem improvisadas. É imperioso, o estabelecimento de protocolos que direcionem procedimentos específicos para cada tipo de anomalia. Mesmo porque, numa empresa bem pequena há espaço para ações casuais, mas um movimento diário de muitos recebimentos demanda atitudes objetivas e rápidas (the show must go on). Tudo é uma questão de organização e de conscientização da diretoria sobre a estrutura adequada de controle para o tamanho do movimento fiscal. Não adianta exigir eficiência dum grupo pequeno de colaboradores sem implantar um modelo de gestão eficaz. A pressão pura e simples acaba gerando demissões e altos prejuízos financeiros por inobservância de normatizações legais.
Vários gestores empresariais costumam exigir que todas as notas de aquisição sejam acompanhadas de uma memória de cálculo, a qual deve passar por uma rápida conferência. Além do cálculo, é fundamental justificar o enquadramento no regime da substituição tributária. Tal procedimento evita ou minimiza autos de infrações futuros. Uma falha recorrente de quem vende para o Amazonas está na utilização das nossas Resoluções GSefaz para destacar ICMS-ST na nota fiscal. A coisa fica ainda pior quando o adquirente resolve analisar a questão nos dias anteriores ao vencimento do imposto, quando verifica que a Sefaz também cobrou ICMS-ST da mesma nota. Daí, a importância do monitoramento de tudo que acontece no DTE. Outro erro dos fornecedores está na cobrança de ICMS-ST com base em Protocolo (Confaz) do qual o Amazonas não é signatário. E ainda tem gente usando Convênio (Confaz) que perdeu validade.
Tais cuidados (ou a falta deles) direcionam a empresa para o equilíbrio fiscal ou para o sangramento indevido do caixa via pagamento de multas, de advogados e de outros custos administrativos desnecessários. A cautela envolvendo memórias de cálculos das cobranças ST pode se estender para outras questões. Por exemplo, quando fui contador da Taguatur Transportes, eu conferia a folha de pagamento de mais de mil funcionários por meio duma planilha Excel capaz de descobrir que o Departamento de Pessoal não havia calculado o INSS dum item constante na rescisão de um empregado. O mesmo mecanismo chegou a detectar que um determinado funcionário assinou o holerite, mas não recebeu o dinheiro. Curta e siga @doutorimposto
*Reginaldo de Oliveira é consultor empresarial, palestrante, professor do ensino superior e especialista em capacitação profissional nas áreas de ICMS Básico e ICMS Substituição Tributária.
