Na era do conhecimento as empresas não sobreviverão sem informação tratada, organizada e devidamente arquivada. No entanto, no mundo real, as empresas enfrentam um grande desafio quando precisam ter acesso a documentos arquivados que não estejam perfeitamente organizados e disponíveis para uma consulta rápida e eficaz. Para minimizar situações assim, está atuando no mercado local a Pr’arquivar Serviços de Organização de Arquivos Ltda, que garante aos seus clientes acesso rápido a qualquer documento organizado e digitalizado pela empresa, resultando em redução de custos e praticidade na hora de agilizar os negócios de seus clientes.
Segundo Patrícia Souza Jacome, gerente administrativa da Pr’arquivar, o primeiro passo para a efetiva recuperação das informações tendo como base massas documentais ou depósitos de documentos desorganizados é a organização física dos documentos para se construir arquivos eficientes e eficazes, uma vez que apenas digitalizar não permite o acesso a eles. “Nós organizamos os arquivos a partir das necessidades de cada cliente.
Agilidade para consultar documentos
Nosso objetivo é proporcionar fluidez e agilidade ao processo de decisão na hora de consultar um documento”, explica Patrícia, afirmando que a organização pode ser feita utilizando-se variados métodos arquivísticos, proporcionando assim vantagens significativas para as empresas, entre elas, redução de custos de armazenamento em relação a pessoal, espaço físico, equipamentos e segurança, rapidez de acesso e localização das informações, preservação dos documentos, menor tempo de processamento da informação, eficiência e disciplina organizacional, informação atualizada sempre que necessário e uma imagem que gera credibilidade empresarial.
A gerente informa que toda empresa de vanguarda deve primar pela organização de seu acervo documental e, para tanto, a Pr’arquivar oferece soluções de arquivamento específico para cada segmento empresarial, garantindo assim a preservação de todas as informações importantes de seus clientes. A empresa é especialista em organização de arquivos documentais e especiais, como vídeo, foto e CD, no tratamento, gerenciamento e guarda eletrônica de documentos.
A Pr’arquivar oferece também atendimento personalizado (de acordo com a necessidade de cada cliente) e atua em todo o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação, passando pelo tratamento técnico, armazenagem, disponibilização e eliminação dos mesmos. De acordo com Patrícia, o objetivo da Pr’arquivar é tornar mais prático e eficaz o dia-a-dia das empresas, utilizando-se da experiência de profissionais capacitados, tanto com formação nas áreas específicas, quanto no uso de tecnologia de ponta para garantir a segurança dos arquivos, podendo atuar em atividades internas ou dentro das próprias instalações dos clientes.
Armazenamento físico de documentos
Outro serviço oferecido pela Pr’arquivar é a Custódia de Documentos – armazenamento físico dos arquivos dos clientes nas instalações da Pr’arquivar, porque dispõe de instalações em ambiente apropriado, com alarme, monitoramento e proteção contra incêndios e umidade, o qual recebe dedetização periódica. Durante o processo de arquivamento, os documentos são catalogados, indexados e, em seguida, armazenados em local específico e confiável, ficando protegidos em caixas adequadas, lacradas ou não, de acordo com a preferência do cliente, a partir do tamanho A4.
Na Pr’arquivar “todos os documentos são devidamente catalogados em software apropriado, o que proporciona um rápido acesso e sigilo absoluto das informações”, garante Patrícia, explicando que a área de armazenamento é visualizada através de etiquetas com número de controle interno, ficando restrita a funcionários autorizados.
Segundo informa a gerente administrativo, a grande vantagem da racionalização dos arquivos é evitar a guarda de documentos em duplicidade, que onera as empresas e utiliza maior área física, que poderia ser dispo
