Seja para recuperar uma informação ou preservar a memória institucional, a organização e preservação de arquivos é necessária a qualquer empresa. A terceirização de gerenciamento de documentos é crescente na capital e a principal demanda é proveniente de empresas privadas, sendo boa parte integrantes do PIM (Polo Industrial de Manaus). Área de maior extensão, cuidados estruturais, atenção nos processos de catalogação, cadastro eletrônico e no ato do armazenamento fazem parte das etapas do sistema de arquivamento.
Instalada na capital há 20 anos, a Proarquivo atende a cerca de 40 empresas de Manaus com o serviço de gestão e controle de documentos. Deste total, maior parte é de fabricantes do polo industrial. A empresa conta com 32 colaboradores e dispõe de 1,2 mil metros quadrados de área, onde atualmente são armazenados 100 mil caixas contendo documentos diversos. Entre as fabricantes que terceirizam o serviço de controle de documentos estão: Samsung Eletrônica da Amazônia, Panasonic da Amazônia, Recofarma Indústria do Amazonas e outras empresas que integram o Grupo Simões.
O sócio-proprietário da Proarquivo, José Carlos Tavares, conta que uma empresa só chega a terceirizar os serviços de gestão de documentos quando falta espaço na sede da fabricante ou empresa para armazenar os arquivos físicos. Ele afirma que os contratantes reclamam da dificuldade de gerenciar o espaço onde os documentos ficam depositados e ainda, o problema de saber a localização de determinado arquivo. É neste momento que surge a necessidade de contratar o serviço de controle de documentos.
“Na dinâmica do dia a dia as pessoas não têm como parar o trabalho para procurar documentos em um lugar onde não se tem ideia de onde esteja. Dentre os 32 colaboradores, uma parte fica na sede da Proarquivo e outra se concentra no local de armazenamento da contratante gerindo os documentos na própria empresa”, disse o empresário.
A Proarquivo funciona há sete anos, das duas décadas de operação na cidade, no distrito industrial. Tavares relata que o galpão onde os arquivos são armazenados foi construído com especificações direcionadas ao arquivo de documentos físicos de forma que não sejam danificados facilmente. “O galpão foi construído com foco em preservar os arquivos. A área interna recebe iluminação solar e não absorve umidade. Os documentos são guardados dentro de duas caixas. Conseguimos economizar no espaço da área interna porque as caixas são armazenadas de forma vertical por meio de suportes”, explicou.
A sócia-proprietária da empresa, Adriana Bessa, explica que as etapas de recebimento dos documentos até o arquivamento consistem na catalogação dos papeis recebidos, seguida do cadastro no sistema eletrônico e o endereçamento nas prateleiras no galpão. No caso de solicitação de um cliente, a busca do documento acontecerá de forma rápida e fácil. “Após a localização do arquivo ou enviamos o documento original, ou digitalizamos e enviamos o arquivo por e-mail. O cliente também pode acessar por meio do site da Proarquivo. Mas, muitos preferem que enviemos por e-mail. O gerenciamento de arquivos gera economia à contratante, que deixa de pagar multas por descumprimento na apresentação de documentos em caso de auditorias”, disse.
Segundo Adriana o principal foco da empresa, hoje, é o manuseio de documentos físicos. No setor digital, a empresa oferece o serviço de digitalização e arquivo em acervo, quando solicitado pelo cliente.
A empresária enfatiza que o descarte de qualquer arquivo acontece somente pedido do cliente. Ela afirma que arquivos relacionados a assuntos de Recursos Humanos e segurança do trabalho precisam ficar depositados por 40 anos.
“Já houve casos de um cliente autorizar o descarte e depois precisou de comprovantes para atestar pagamentos e obter reembolso. Esse cliente amargou prejuízos por falta das documentações. Qualquer documento só é descartado mediante autorização da empresa contratante. É importante verificar também se há algum processo judicial relacionado a algum documento que está na lista de descarte”.
A Arquivar também oferece serviços de gerenciamento de arquivos em Manaus. Em operação há três anos na capital, a empresa atende a 11 clientes entre empresas do comércio, dos setores de saúde, educacional e industrial. Atualmente, a Arquivar administra uma média de 14,7mil caixas com documentos. A capacidade de armazenamento é de até 30 mil.
A gerente comercial da empresa, Jocicleia Rodrigues, observa que o amazonense não apresenta a cultura de terceirizar o serviço de controle de documentos. Enquanto um cliente de outra Região do país é mais aberto à adoção do serviço. Para ela, a gestão documental é importante para assegurar a informação por meio do documento. “É preciso assegurar a informação. O documento precisa ser conservado de maneira correta e ter uma destinação final adequada para que as informações não sejam utilizadas de forma incorreta. O extravio de um documento pode ocasionar sérios prejuízos. O arquivo precisa ser organizado de maneira correta para que o documento seja rastreado facilmente”, enfatizou.
Jocicleia lembra que existem técnicas aplicadas à organização do arquivo, o que acontece por meio de ferramentas de ordenação que consistem em cronológica, alfabética, ou outra informação que seja considerada como referência na hora do resgate de informação.
“Fazemos o levantamento técnico junto a área responsável pelo levantamento de dados; logo após realizamos a ordenação e verificamos a forma ideal de condicionamento do arquivo e de cadastro no sistema. Esse trabalho é feito junto ao cliente ao técnico da empresa. Primeiro evidenciamos o conteúdo para posteriormente controlá-lo”, concluiu.
