Nos últimos anos, os escritórios de contabilidade vêm vivenciando mudanças significativas em seu processo de trabalho. Atualmente, cerca de 60% dos documentos da rotina contábil já são eletrônicos e processos como a declaração on-line do Imposto de Renda, NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), EFD (Escrituração Fiscal Digital), Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), e a Nova Identidade do Profissional da Contabilidade antecipam a contabilidade do futuro.
As transformações dos sistemas e modos operacionais exigem uma mudança de cultura dos contabilistas e dos escritórios de contabilidade em geral. Isso porque com a implantação de processos totalmente digitais, o contabilista ganha agilidade nas atividades cotidianas, aumenta sua produtividade e não precisa mais imprimir diversas vias ou tirar cópia do mesmo arquivo ou documento. A redução na quantidade de papéis é uma questão primordial para os escritórios de contabilidade, já que o armazenamento de documentos representa gasto para a empresa, seja com a compra de arquivos, papéis, tonners de impressão e aluguel de salas, seja com o tempo necessário para a localização de documentações nos arquivos.
Software para digitalização
Pensando nessa necessidade, a Acesso Digital desenvolveu o Safe-Doc, solução de digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos que vem sendo adotada nos escritórios de contabilidade do Estado de São Paulo. Com o Safe-Doc, as empresas organizam, gerenciam e armazenam seus documentos, evitando a impressão desnecessária e a manipulação física da documentação de seus clientes.
A Trady Assessoria & Consultoria é uma das empresas que adotaram a solução como parte do processo de digitalização e modernização da empresa. Para adaptar a rotina de trabalho em função da redução de papéis, todos os esforços são válidos, inclusive campanha para mudança de cultura interna. Segundo Inez Lemos Lopes, o primeiro passo para a mudança foi conscientizar os funcionários da importância de armazenar os documentos dos clientes no Safe-Doc. “Para incentivar a mudança de atitude, foi necessário mostrar os benefícios na prática para cada funcionário, que vão desde a redução de ligação dos clientes solicitando documentos a um dia-a-dia mais produtivo, já que os arquivos passam a ser digitais e as documentações estão a um clique de distância”, diz Inez.
Fabiano Seixas, da SS Consultoria e Assessoria destaca a economia com material de escritório, principalmente com a compra de papéis. “Em cada mês de utilização do Safe-Doc, deixamos de comprar quatro caixas de papéis, o que representa uma economia de 20 mil folhas. Outro fator relevante é que, usando a solução, passamos a contribuir para a preservação do meio ambiente”, disse Fabiano.
A preocupação dos escritórios de contabilidade com a natureza justifica-se pela quantidade de papel gasto na rotina desse tipo de empresa. Considerando que um escritório de médio porte com cerca de 150 clientes deixa de imprimir em média quatro mil folhas de papel por mês, em um ano a economia pode chegar a 48 mil folhas. Pensando em apenas um escritório essa soma já é significante. Ao multiplicar esse valor por 17 mil, que é a quantidade de escritórios contábeis credenciados apenas no Estado de São Paulo, chega-se a um número exorbitante de folhas consumidas com cópias e vias de documentos.
Assim, iniciativas como as da Trady Assessoria & Consultoria e da SS Consultoria e Assessoria são fundamentais para que o crescimento do setor não signifique a transformação de milhares de árvores em papéis sem utilidade. E o Safe-Doc é a solução que vem contribuindo para um planeta mais sustentável.
