Dois aspectos do processo de comunicação serão ressaltados neste tema: A comunicação entre pessoas e a comunicação como um mecanismo de integração nas organizações.
aDa qualidade do processo de comunicação depende a eficácia das relações interpessoais nas organizações. Negociação, venda de idéias e de produtos, liderança, motivação, organização, delegação, orientação de funcionários e avaliação de desempenho, entre muitas outras funções gerenciais, exigem um alto nível de capacidade de comunicação. Relações entre o gerente e sua equipe e dentro das equipes, também. Da comunicação dependem ainda a coordenação entre unidades de trabalho e a eficácia do processo decisório.
aMuito mais do que isso, o processo de comunicação é uma extensão da linguagem e, como tal, um componente fundamental da condição humana. Cada vez que se comunica, você reafirma sua condição humana, mobilizando um conjunto complexo de competências. Intelecto, capacidade de expressão, compreensão dos outros, emoções, energia física. Milhões de anos de evolução, para que você possa conversar ou escrever.
aMesmo que não haja interação, muitas competências são mobilizadas quando você prepara um relatório, planeja uma apresentação em uma reunião ou simplesmente escreve um e-mail. Quanto mais você usa as suas competências com ou sem interação, mais elas se desenvolvem.
Desenvolver as competências que permitem a comunicação eficaz deve ser um objetivo primário dos administradores de organizações e das pessoas de forma geral.
1 – Processo de Comunicação
O processo de comunicação compreende a transmissão de informação e de significados. Se não há transmissão de informação ou de significado, não há comunicação. Em qualquer processo de comunicação, sempre há os seguintes elementos: Emissor, receptor, mensagem, canal de comunicação, ruídos e feedback.
1.1 Emissor e receptor
O processo de comunicação sempre envolve uma fonte (ou emissor) que transmite uma mensagem, por algum meio, para um destinatário (ou receptor). Antes de transmitir, a fonte codifica a mensagem, convertendo-a em símbolos: Idioma, sons, letras, números e outros tipos de sinais. A mensagem segue por um canal, ou meio de comunicação: Conversação, telefonema, e-mail, memorando ou outro. Na outra ponta da linha, o receptor decodifica a mensagem, desde que esteja usando o mesmo sistema de símbolos do emissor. A mensagem é, então interpretada pelo receptor.
1.2 Ruídos
O processo de comunicação é sujeito a ruídos e interferências, que distorcem a mensagem ou impedem a transmissão e recepção eficazes da informação. Ruídos e interferências são: Excesso de mensagens que disputam a atenção dos destinatários, desatenção por parte do receptor, dificuldades de expressão ou linguagem incorreta por parte do emissor e ruídos propriamente ditos no ambiente ou nos canais de comunicação.
1.3 Feedback
Um elemento importante na comunicação é o feedback. Feedback significa realimentação – o retorno da informação para o emissor. O feedback pode ser natural. Por exemplo, você percebe as pessoas rindo quando conta uma anedota. O feedback também pode ser induzido. Por exemplo, você pede a opinião de outra pessoa sobre uma idéia que apresentou. O feedback é uma garantia da eficácia do processo de comunicação. Todas as pessoas, os administradores e comunicadores profissionais em particular, devem cultivar o feedback.
2– Meios de comunicação
Há duas formas de comunicação: Oral e escrita. Uma e outra podem ser auxiliadas por recursos visuais como gráficos, fotografias, mapas ou objetos.
2.1 Comunicação Oral
É o primeiro e mais importante canal de comunicação. A comunicação oral, além do domínio do idioma, envolve a escolha de palavras, o tom de voz e a correção da linguagem. Quem não fala direito, além de não se fazer entender, dificilmente conseguirá dominar os outros meios de comunicação. A palavra falada é o canal primário da comunicação do gerente com sua equipe, e entre os integrantes de uma equipe. Além disso, é muito comum os funcionários de organizações precisarem fazer apresentações para públicos internos e externos, que exigem um alto nível de competência na comunicação oral, por exemplo:
aApresentação de propostas para clientes;
aCondução de sessões de treinamento.
2.2 Comunicação escrita
A competência na comunicação oral não significa, automaticamente, competência na comunicação escrita. A comunicação escrita é muito mais complexa que a oral, por que envolve um segundo sistema de codificação, além da fala. Desde os bilhetes e e-mails até os relatórios para a diretoria e propostas para clientes, há grande variedade de mensagens que precisam ser postas no papel ou na tela de um computador. Em todas as organizações, há necessidade de documentação. Um alto nível de competência em comunicação escrita, portanto, também é essencial para gerentes e todas as pessoas que trabalham em organizações.
2.3 Recursos visuais
Os recursos visuais, como as imagens de todos os tipos, complementam a comunicação verbal e a escrita. As imagens e os símbolos carregam significado sintético, que facilitam a comunicação. Por isso, são muito usados nas apresentações executivas, que uma pessoa precisa dirigir-se a um grupo (ou a outra pessoa), para expor, de forma sucinta, um relatório, proposta, projeto ou idéia.
2.4 Linguagem corporal
Querendo ou não, a figura e os movimentos de quem se comunica transmitem significado. Olhar, expressão facial, gestos, postura, vestuário, odor corporal e mesmo o toque são formas de comunicação. A energia que o comunicador transmite “contagia” seu publico. Se você quer, como comunicador, atenção e participação de uma audiência, escolha cuidadosamente os recursos da linguagem corporal.
