Organizar documentos de forma adequada é uma tarefa que exige boa dose de disciplina e atenção. Em casa, por exemplo, quem é que tem paciência de arquivar tudo quanto é comprovante de pagamento e outros documentos em pastas separadas e etiquetadas? Pouca gente, com certeza. Fazer esse tipo de coisa é um trabalho muito chato. Assim, as pessoas costumam guardar documentos em caixas, gavetas etc. “Guardar” é um eufemismo, visto que tudo fica embaralhado. Quando ocorre a necessidade de localização de um papel importante, a papelada é espalhada no chão da sala onde o interessado passa a fazer uma verdadeira garimpagem atrás do que procura.
Muita gente leva essa prática para a empresa – um comportamento extremamente arriscado, visto que não se deve brincar com documentos. Há o antigo caso de um dono de escritório que “arquivava” a documentação dos seus clientes em uma caixa vazia de geladeira. Quando um cliente fazia uma solicitação a caixa era tombada espalhando papéis no piso do escritório. Em seguida dois funcionários reviravam a papelada até localizar o documento solicitado. A maioria das pessoas desorganizadas não chega a esse ponto, mas não fica muito longe.
É curioso como as pessoas e empresas desenvolvem as mais criativas e preguiçosas formas de arquivar documentos. É uma multiplicidade de estilos, cada um mais interessante que o outro.
Um consultor contratado para fazer um trabalho organizacional em uma empresa observou que determinados tipos de documentos eram arquivados num período específico em pastas suspensas. De certo tempo em diante em caixas de arquivo morto. Depois, em pastas A-Z e por fim em pastas coloridas com elástico. Ele descobriu que haviam passado quatro funcionários pelo setor financeiro, cada qual com estilo e personalidade próprios. O problema é que parte da papelada estava em um arquivo de aço; as pastas A-Z, num armário e os demais documentos estavam guardados em grandes caixas de papelão que ficavam num depósito empoeirado. A atividade de organização desse arquivo foi uma experiência de descobertas semelhante a um trabalho de arqueologia. Foram descobertos fósseis de documentos tidos como extintos, além de muita coisa menos importante, como revistas velhas, folhetos de propaganda, papéis internos absolutamente inúteis, listas de aniversário de funcionários, lindos cartões de natal etc. Resumindo, um monte de coisa que deveria estar no lixo, misturada com contrato social original, nota fiscal de aquisição de veículo, comprovantes de pagamentos de impostos etc.
Em uma bela manhã de verão essa mesma empresa recebeu a notícia de que estava sendo processada pelo proprietário do prédio que cobrava o equivalente a quatro anos de aluguel atrasado, além de uma série de taxas extras. Para preparar a defesa, foi necessário compor um processo que deveria conter, obviamente, todos os comprovantes de pagamentos efetivados, além de verificar no contrato do aluguel se as taxas eram procedentes. O que se seguiu a partir desse problema foi uma sequência rocambolesca de sobressaltos e aberrações. Primeiramente, não foram encontrados todos os comprovantes de pagamento. Descobriu-se que alguns pagamentos foram feitos em recibo simples que nem sequer indicava se era pagamento de aluguel, visto que mal continha valor e um rabisco do recebedor no lugar da assinatura. E para completar, o contrato do aluguel havia sumido. Foram meses de muito estresse onde uma montoeira de papel foi revirada. A consequência (previsível) foi um acordo judicial extremamente desfavorável para a empresa onde o proprietário do prédio explorou o quanto pode a desorganização do seu inquilino.
Há duas formas de aprender. Uma, pelo uso do bom senso, que é a mais nobre. E outra, pela experiência, que é a mais amarga. E tendo amargado uma dura experiência, o proprietário da empresa resolveu tratar o assunto arquivo com a seriedade devida – foi quando contratou o consultor organizacional e um outro profissional para implantar um programa de qualidade ISO 9000. Primeiramente, construiu um bem estruturado conjunto de prateleiras e contratar duas pessoas para auxiliar o consultor organizacional. O trabalho de organização do arquivo foi focado no aspecto padronização, ordem, disciplina, endereçamento etc. Ao final, tudo foi mapeado no computador e um funcionário ficou responsável pela administração da documentação arquivada. O momento de transformação foi aproveitado para trazer todos os controles contábeis para serem executados internamente na empresa, trabalho que antes era feito por uma prestadora de serviços contábeis.

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