A tecnologia e os serviços contábeis

As mais diversas áreas do conhecimento estão sujeitas às mudanças que naturalmente surgem de tempos em tempos. Mudanças conceituais, mudanças operacionais, mudanças estratégicas etc. Sempre surgirá alguém que lançará um novo olhar sobre determinadas questões, oferecendo assim uma nova interpretação de um assunto dado como encerrado. O resultado dessa dinâmica é a expansão das fronteiras para novas oportunidades de negócios. Atualmente, o fenômeno da tecnologia da informação tem desencadeado profundas transformações na vida e no trabalho das pessoas. É preciso, portanto, atenção aos movimentos do mercado, visto que a velocidade das mudanças muitas vezes nos impede de ver o momento de mudar. O diferente ritmo de ação entre concorrentes de um mesmo mercado pode provocar um distanciamento muito grande entre os mais ágeis e os inertes. Dependendo de determinadas circunstâncias, aqueles que perdem o bonde nunca mais alcançarão os que saíram na frente.
Não é diferente no mercado de prestação de serviços contábeis. Tradicionalmente, os escritórios de contabilidade recebem documentos dos seus clientes e os convertem em registros com o propósito de produzir informações necessárias ao atendimento de normas legais. De forma geral, todo um trabalho é pautado pelo viés legalista e pelo tradicionalismo, não importando o quanto evolua as ferramentas da tecnologia da informação. Ou seja, persiste o ritual de construção de uma estrutura de movimentação contábil a partir de uma documentação inconsistente ou incompreensível. Essa situação acaba levando o contador a apelar para sua capacidade de abstração a fim de imaginar como vários processos foram operacionalizados pelos funcionários do seu cliente. Obviamente que isso gera um desgaste desnecessário, além de riscos à qualidade do trabalho.
Em vez de reconstruir um fato operacional para depois transformá-lo em registro contábil, o contador poderia trabalhar a partir da fonte original. Os processos de cada cliente poderiam ser tratados como objeto de estudo que possibilitassem a compreensão de como operariam suas diversas áreas ou departamentos. A área financeira demanda um tratamento especial, visto que ela é o coração da empresa; por onde passam todas as transações envolvendo dinheiro. Sendo assim, os fatos financeiros e contábeis carecem de uma intimidade absoluta. O contador deve raciocinar financeiramente e o administrador financeiro trabalhar contabilmente. Um ponto importante esquecido pelas pessoas que operacionalizam as movimentações financeiras é que elas não detalham os registros de forma que os documentos falem por si só. Ou seja, registros financeiros bem feitos não devem demandar explicações ou ­esclarecimentos adicionais.
Como então fazer a conexão entre o financeiro e o contábil? Primeiramente, deverá ser verificado se o software de controle financeiro dispõe de recursos que classifique contabilmente as operações e gere um arquivo eletrônico que possa ser absorvido pelo software do escritório de contabilidade. Tal verificação dependerá de um estudo de compatibilidade com suporte dos licenciadores dos dois sistemas. Feitos os estudos e os testes apresentarem resultados positivos, bastará um bom treinamento junto ao cliente e uma adequada configuração do software financeiro para que o mesmo produza as informações no formato que o contador determinar.
Caso não haja possibilidade de integração de dados, mas seja possível a codificação contábil das operações no software financeiro, o contador poderia preparar uma estrutura capaz de emitir relatórios os quais seriam uma fonte confiável de alimentação do software contábil via digitação. Diante da impossibilidade do software do cliente classificar contabilmente os registros financeiros, restaria ao contador desenvolver uma metodologia de registro financeiro que conferisse agilidade e segurança aos registros contábeis. A aplicação desse conceito de integração é válida para todas as áreas geradoras de informações contábeis.
Os prestadores de serviços contábeis precisam desenvolver expertise suficiente para viabilizar um projeto desse nível. A combinação de profundos conhecimentos em contabilidade e tecnologia da informação em um só profissional é inevitável diante dos cenários que vêm se desenhando a cada dia que passa. Vivemos um tempo de mudanças constantes e de exigências crescentes, o que nos faz lembrar que o estudo é parte indissociável do trabalho.